Vrijwilligersbeleid en opvolgen no-shows

Het licht aangepaste vrijwilligersbeleid is op de pagina Vrijwilligersbeleid te vinden. 

Analyse van de start van het seizoen tot nu leert dat het best goed gaat. Het merendeel van de leden heeft zijn/haar weg gevonden in het systeem en de manier hoe wij het invullen. Voor diegenen die moeite hebben met hun account, het zelf inplannen, de familieverbanden ed staat de SupportDesk klaar om eea zo snel mogelijk te verhelpen.

Ook zien wij dat er nog steeds af en toe gaten vielen in de rooster – dit als gevolg van dat leden niet komen opdagen voor hun dienst. Een vervelend iets daar de last voor anderen hierdoor veel hoger is en Sporting'70 kosten moet maken als krachten last-minute ingezet moeten worden.
Analyse leert dat de oorzaak van uitval meervoudig is. Aan de ene kant het simpelweg negeren van de notificaties vanuit Sporting'70 over diensten en aan de andere kant het missen hiervan door bv de vakantieperiode. In de eerste categorie vallen ook ouders van leden die een kader rol vervullen (leider of trainer) die dachten dat het niet nodig was om zich te melden. En er vanuit gingen dat het vanzelfsprekend en dat de (algemene) notificaties niet voor hun bestemd waren. 

Vanuit Sporting'70 hebben wij de processen om tot de roosters te komen voor volgend seizoen aangepast zodat er minder kans op uitvallers is. Concreet gaan wij in juli, zodra de teamindelingen bekend zijn de planningen van de diensten maken de roosters voor de start van het seizoen al opstellen en beschikbaarheid en kader rollen verifiëren bij de betrokken leden.

Daarnaast zijn de procedures hoe om te gaan met leden die niet komen opdagen -mn die zonder van zich te laten horen- aangepast. Ondanks dat deze groep klein is, hebben wij hier last van en gaan deze sneller en consistenter opvolgen. Onderstaande is ook op de pagina Vrijwilligersbeleid te vinden. 

No-show en opvolgen

• Sporting'70 communiceert notificaties per mail van elke (wijziging van) inroostering. Verder ontvangt men 14 en 7 dagen voor de dienst een reminder per mail en de week voor de dienst een SMS.
• Het niet op komen dagen voor een dienst (een no-show) volgen wij op.
• Voor het opvolgen maken wij onderscheid of je wel (en tijdig, en dus niet de week voor de dienst) of geen contact hebt opgenomen met vrijwilligers@sporting70.nl 
• Het vrijwilligersteam neemt bij een no-show contact op (primair per mail en SMS) om te achterhalen waarom je er niet was. Afhankelijk van het contact en de reden kan het vrijwilligersteam ervoor kiezen je opnieuw, maar niet extra in te roosteren voor een dienst. De no-show registratie komt in deze situatie te vervallen. 
• Zonder reactie dan wel zonder geldige reden rapporteert de vrijwilligerscommissie aan het bestuur en escaleert. Bij escalatie volgen worden de volgende stappen gevolgd en is het bestuur steeds betrokken:
• Een eerste no-show registratie resulteert in het inroosteren van 2x een dienst a 4 uur
• Een tweede no-show registratie resulteert in een officiële waarschuwing, het omzetten van de inroostering van de 2x een dienst van 4 uur naar 4x een dienst van 4 uur. Verder krijg je een boete van 100€. Tot deze is betaald blokkeren wij de spelerspas van het spelende lid waar de dienst op betrekking had. 
• Een derde no-show registratie geeft een 2de officiële waarschuwing, een boete van 150€, een financiële overschrijving blokkade en intrekken van de spelerpas voor het lopend seizoen. 
• Niet afgeronde escalaties worden overgeheveld naar het volgende seizoen

Vragen hierover kun je altijd stellen: vrijwilligers@sporting70.nl

Bart van Steen
Communicatie en Vrijwilligers Sporting'70